Metóda 5S - Japonská cesta k úspechu
Pôvod metódy 5S hľadajte v Japonsku
Dnes už celosvetovo známa metóda 5S má korene v povojnovom Japonsku, konkrétne vo firme Toyota. Tu hrala významnú úlohu pri obnove vojnou zdecimovaného hospodárstva. Na Slovensko metóda doputovala len nedávno, a to najmä vďaka novému manažmentu nadnárodných korporácií a rozvoju automobilového priemyslu.
Cieľom 5S je vytvoriť takzvané štíhle pracovisko (odborne označované ako Lean Production). Na takomto pracovisku sa neplytvá časom ani výrobnými prostriedkami, všetko má svoje miesto a poriadok. Ide skrátka o ideálne podhubie pre maximálne výkony, kvalitu a ďalšie zlepšovanie.
V konečnom dôsledku potom všetko vyššie spomenuté vedie k ešte lepšiemu postavenie firmy na trhu, k vyšším ziskom a k výhodám nielen pre majiteľov, ale aj pre zamestnancov.
5S = 5 krokov k efektivite
Základom metódy 5S je odstrániť veci, zvyky a postupy, ktoré nám bránia pracovať kvalitne, efektívne a bezpečne.
- Nejednotné pracovné postupy a zbytočné úkony, ktoré nás oberajú o čas.
- Zdĺhavé hľadanie vhodných pracovných nástrojov a materiálov.
- Neprehľadné nadbytky zásob a nástrojov, ktoré k práci nepotrebujeme.
- Rovnanie, upratovanie a kompletizácia rozhádzaných a neúplných podkladov.
- Zlé usporiadanie pracoviska.
- Špina a neporiadok.
Názov 5S potom označuje jednotlivé japonská slová, ktoré popisujú logiku postupu. Prvé tri kroky vedú k zmenám na pracovisku, ďalšie dva potom zaisťujú, aby zmeny boli trvalé.
1. SEIRI: Sortuj - trieď, vyraď
Prvý krok spočíva v preverení celého pracovného procesu a vo vytriedení všetkého, čo môžete postrádať. Na pracovisku zostane len nevyhnutne nutné vybavenie (nástroje, materiál, návody …). Všetko ostatné sa odprace. A pozor: Prvý krok sa týka nielen pracovných plôch, ale aj úložných priestorov, teda skriniek, zásuviek, krabíc … Starostlivé a precízne prevedenie prvého kroku je potom dôležitým základom pre ďalšie zmeny.
2. SEITON: Zoraď - systematizuj
Každý predmet a proces má svoje miesto. To je základ druhého kroku. Dôležitým faktorom je frekvencia používania. Predmety, ktoré používate často, by mali byť čo najbližšie, tzv. poruke.
Pri ich umiestňovaní myslite tiež na princípy ergonómie a bezpečnosti. Aby bol druhý krok úspešný, myslite tiež na výrazné označenie (vertikálne a horizontálne vo farebnej škále, ktorú si môže firma i sama definovať) a vizualizáciu (plán nového rozmiestnenie - tzv. Layout pracovisko).
3. SEIS: Šetri - upratuj, čisti
Či už pri práci siahnete po čomkoľvek, každý nástroj, každý materiál musí byť na konci na svojom mieste. Očistený a pripravený na ďalšie použitie. Vhodné je popísať, čo a ako sa čistí, ako často a čím a tiež ako dlho je nutné použité nástroje čistiť.
Po tretie krok by mal byť zodpovedný konkrétny pracovník. Len tak bude kontrola všetkých nástrojov a materiálov pravidelná a včas. Nezabudnite tiež na vhodné uloženie odpadu. Ten je potreba ukladať blízko, aby jeho likvidácia zbytočne nebrzdila činnosť.
4. SEIKETSU: Štandardizuj - popíš, zdokumentuj
Štvrtý krok sa od predchádzajúcich troch líšia. Jeho cieľom je, aby predchádzajúce 3 kroky prebiehali stále rovnako, teda rovnakým spôsobom, rovnako často a s rovnakým výsledkom.
Štvrtý krok zahŕňa vytvorenie štandardu pre pracovisko. To znamená, že vytvoríte opis všetkých zavedených postupov a činností a všetko pomocou fotografií zdokumentujete. Jednoducho nafotíte pracovné nástroje, pracovisko, jeho okolie, ale aj pracovné odevy a ochranné pomôcky. Zároveň nastavíte systém zodpovednosti za konkrétne časti procesu.
5. SHITSUKE: (seba)disciplína - zotrvaj, dodržuj
Bez disciplíny nemá metóda 5S - udržanie čistého a organizovaného pracoviska šancu uspieť. Preto je v piatom kroku potreba preškoliť všetkých zamestnancov, školenia pravidelne opakovať a tiež plánovane aj náhodne kontrolovať pracoviská. Zamestnanci by tiež mali vykonávať kontrolu sami za seba. Dôležité je neskĺznuť späť ku starým praktikám.
Zapojte zamestnancov a nepodceňujte vizualizáciu
Zaviesť akékoľvek zmeny je náročný a dlhodobý úloha. Preto sme pre vás na záver pripravili niekoľko tipov, ktoré vám zavedenie metódy 5S do praxe uľahčí:
- zapojte zamestnancov tak aby sa stotožnili so zmenami a pochopili prínos pre nich osobne,
- vizualizujte zavedené zmeny, ukážte stav pred a po nej. To, čo vidíme, si totiž dokážeme lepšie zapamätať,
- jasne a viditeľne označte rozmiestnenie pracovných nástrojov na pracovisku,
- vytvorte jasnú predlohu pre podobu pracoviska. Jej súčasťou budú opisy uloženia predmetov, postupy upratovania, čistenia a ďalšiej dokumentácie. Všetko bude navyše viditeľne umiestnené,
- dôkladne zamestnanca zoznámte so všetkým a pravidelne ich školtev
Myslite tiež na to, že zavedením metódy 5S celý proces nekončí, ale naopak začína. Ide o neustály proces zlepšovania a kontroly už zavedeného. A nezabudnite: Každý osobný príklad je tou najlepšou motiváciou pre ostatných.